Dimentica i robot, concentrati sui flussi di lavoro
Voglio essere sincero: le automazioni basate sull'intelligenza artificiale non sono i robot fantascientifici che si vedono nei film. Non sostituiranno l'intero team né prepareranno il caffè mentre si discutono le proiezioni trimestrali. In realtà, sono molto più pratiche e immediatamente utili.
Pensate alle automazioni basate sull'intelligenza artificiale come a flussi di lavoro intelligenti in grado di prendere decisioni. A differenza delle automazioni di base che si limitano a spostare i dati dal punto A al punto B, le automazioni basate sull'intelligenza artificiale possono effettivamente elaborare tali dati e intraprendere azioni diverse in base a ciò che rilevano.
Ecco un semplice esempio: quando arriva una nuova richiesta tramite il tuo sito web, un'automazione di base potrebbe semplicemente aggiungere i suoi dati al tuo CRM. Un'automazione basata sull'intelligenza artificiale, invece, può leggere il messaggio, capire se si tratta di un potenziale cliente serio o di una semplice curiosità, assegnargli un punteggio in base alle dimensioni dell'azienda e al settore, quindi inviare una risposta personalizzata che soddisfi le sue esigenze specifiche. Il tutto senza che tu muova un dito.
Lo stesso vale per attività come l'ordinamento delle email dei clienti, la creazione di contenuti per i social media che sembrino scritti da te o l'analisi dei dati di vendita per individuare trend che potrebbero esserti sfuggiti. Non si tratta di balzi rivoluzionari nel futuro: sono strumenti pratici che possono iniziare a dare i loro frutti per la tua attività già da oggi.
E prima che tu te lo chieda, no, questo non sostituirà l'intero staff. Ciò che farà sarà liberare il tuo team dai compiti noiosi e ripetitivi che prosciugano le loro energie e i tuoi profitti. Invece di passare ore a smistare manualmente le email o a creare lo stesso tipo di contenuto più e più volte, i tuoi collaboratori potranno concentrarsi sulla costruzione di relazioni, sulla risoluzione di problemi complessi e sulla crescita della tua attività.
Il vero potere non sta nell'intelligenza artificiale in sé, ma nell'avere flussi di lavoro sufficientemente intelligenti da gestire le cose più banali, mentre tu ti concentri su ciò che conta davvero.
Tre automazioni AI che ogni piccola impresa può utilizzare domani
Bene, ora che abbiamo chiarito cosa sono effettivamente le automazioni basate sull'intelligenza artificiale, parliamo di quelle che funzionano davvero. Ne ho testate decine e, sebbene alcune siano solo chiacchiere, tre tipologie offrono costantemente un valore reale per le piccole imprese.
Comunicazione intelligente con i clienti
Ricordate l'esempio che ho fatto sulle risposte personalizzate alle richieste? È qui che la cosa si fa interessante. L'intelligenza artificiale moderna può leggere le email in arrivo e capire non solo cosa chiede qualcuno, ma anche il tono che usa e l'urgenza del messaggio.
Ho sviluppato sistemi in grado di distinguere tra un cliente esistente frustrato e un potenziale cliente entusiasta, elaborando poi risposte perfettamente adatte alla situazione. L'IA non si limita a inviare un generico "grazie per la sua richiesta", ma affronta le sue specifiche preoccupazioni e pone domande di approfondimento pertinenti.
I chatbot che possiamo creare oggi non hanno nulla a che vedere con quei terribili bot del 2019 che facevano venir voglia a tutti di buttare il telefono dalla finestra. Questi comprendono effettivamente il contesto e sono in grado di instaurare conversazioni vere e proprie. Sanno quando è il momento di rivolgersi a un essere umano e quando possono risolvere il problema da soli.
Il vero impatto? I tuoi clienti ricevono risposte più rapide e utili e il tuo team non è sommerso da richieste di routine. Un cliente mi ha detto che il suo tempo di risposta è passato da 4 ore a 4 minuti e che la soddisfazione del cliente è effettivamente migliorata perché le risposte dell'IA erano più dettagliate di quelle umane, che erano frettolose.
Elaborazione intelligente dei dati
È qui che l'automazione basata sull'intelligenza artificiale (IA) dà il massimo per le piccole imprese. Tutta quella burocrazia che ti assorbe ore della settimana? L'IA può gestirne la maggior parte.
L'elaborazione delle fatture è un esempio perfetto. Invece di inserire manualmente le fatture dei fornitori nel sistema contabile, l'intelligenza artificiale può leggerle, estrarre tutte le informazioni rilevanti, classificare correttamente le spese e persino segnalare eventuali anomalie. Ho visto aziende ridurre il tempo dedicato alla contabilità mensile da giorni a ore.
La qualificazione dei lead è un altro ottimo esempio. Quando qualcuno compila il tuo modulo di contatto, l'intelligenza artificiale può immediatamente effettuare ricerche sulla sua azienda, controllare il suo sito web, analizzare la sua presenza sui social media e assegnargli un punteggio in base alla probabilità che diventi un cliente pagante. Il tuo team di vendita saprà quindi esattamente dove concentrare le proprie energie.
Anche le funzionalità di generazione di report sono brillanti. Invece di limitarsi a presentare numeri grezzi, l'intelligenza artificiale può individuare schemi, evidenziare tendenze e spiegare concretamente il significato dei dati per la tua azienda. È come avere un analista di dati che non si prende mai giorni di malattia.
Creazione e analisi dei contenuti
Ed è qui che le cose si fanno davvero concrete. L'intelligenza artificiale ora può creare post sui social media che suonano davvero come se li avessi scritti tu, a patto che venga adattata correttamente alla voce del tuo brand.
Ma non si tratta solo di creare contenuti: si tratta di creare i contenuti giusti. L'intelligenza artificiale può monitorare i tuoi competitor, tracciare cosa funziona nel tuo settore e suggerire idee per i contenuti in base a ciò con cui il tuo pubblico interagisce effettivamente.
L'analisi del feedback dei clienti è un altro ambito in cui l'intelligenza artificiale eccelle. Invece di leggere manualmente decine di recensioni e sondaggi per individuare schemi ricorrenti, l'intelligenza artificiale può identificare istantaneamente i reclami più comuni, evidenziare le tendenze emergenti e persino suggerire miglioramenti specifici per i vostri prodotti o servizi.
Di recente ho configurato un sistema per un cliente che monitora tutti i feedback dei clienti su più canali, identifica i temi chiave e produce un riepilogo settimanale con spunti di riflessione concreti. Ciò che prima richiedeva mezza giornata a settimana, ora avviene automaticamente e i clienti ottengono insight migliori perché l'intelligenza artificiale non perde nulla e non si stanca a metà processo.
La coerenza stessa vale la pena. L'automazione basata sull'intelligenza artificiale manterrà la stessa qualità e attenzione ai dettagli, sia che si tratti di elaborare il primo articolo del giorno o il centesimo.
Cosa le automazioni AI non possono (e non dovrebbero) fare
Ora, prima di entusiasmarvi troppo e iniziare a pianificare di automatizzare tutto, parliamo onestamente di ciò che l'automazione basata sull'intelligenza artificiale non può assolutamente fare. È qui che molte aziende sbagliano: si aspettano che l'intelligenza artificiale gestisca compiti che richiedono ancora giudizio umano, creatività e un tocco personale.
Innanzitutto, tutto ciò che richiede la costruzione di relazioni autentiche è ancora saldamente in territorio umano. Certo, l'intelligenza artificiale può elaborare una brillante risposta iniziale a una richiesta di un cliente, ma quando quel cliente ha bisogno di sentirsi ascoltato durante un reclamo, o quando si sta negoziando un accordo complesso, è necessaria una persona reale che sappia leggere tra le righe e adattare il proprio approccio in base a indizi sottili.
Ho visto aziende cercare di automatizzare l'intero processo di vendita, ed è doloroso da vedere. L'intelligenza artificiale può qualificare i lead e persino fissare appuntamenti, ma chiudere un affare? Questo richiede la comprensione del contesto, la capacità di interpretare la situazione e la costruzione della fiducia – cose in cui gli esseri umani eccellono e l'intelligenza artificiale, francamente, no... O almeno non ancora.
La strategia creativa è un altro ambito in cui l'IA è carente. Certo, può eseguire brillantemente compiti creativi una volta che le viene fornita una direzione. Può scrivere post sui social media che rispecchiano la voce del tuo brand, ma non può decidere se il tuo brand debba modificare il suo messaggio o lanciare una campagna con una direzione completamente nuova. Questo tipo di pensiero strategico richiede una comprensione del mercato, delle motivazioni emotive dei tuoi clienti e dei tuoi obiettivi aziendali in modi che l'IA semplicemente non è ancora in grado di comprendere.
Ecco il punto cruciale: è sempre necessaria la supervisione umana. Lo chiamo il principio "garbage in, garbage out" (letteralmente "spazzatura in entrata, spazzatura in uscita"). Se fornisci all'IA dati di scarsa qualità o istruzioni poco chiare, otterrai risultati di scarsa qualità. Ogni automazione basata sull'IA ha bisogno di qualcuno che ne controlli gli output, soprattutto quando sono a contatto con i clienti.
Ho testato decine di questi sistemi nel corso degli anni, ed ecco cosa ho imparato: test approfonditi prima dell'implementazione completa sono assolutamente cruciali. Ecco perché eseguo sempre test approfonditi con piccoli lotti, verificando attentamente gli output prima di rilasciare qualsiasi automazione nelle comunicazioni effettive con i clienti. Durante queste fasi di test, ho rilevato di tutto, da problemi di tono leggermente fuori dal brand a indizi di contesto mal interpretati. Ciò che sembra perfetto in teoria non sempre funziona alla perfezione nella pratica, ed è per questo che il periodo di test è imprescindibile.
La chiave è capire che l'automazione basata sull'intelligenza artificiale non mira a sostituire il giudizio umano, ma a gestire le attività che non lo richiedono, in modo che gli esseri umani possano concentrarsi su quelle che lo richiedono.
Perché le piccole imprese hanno davvero un vantaggio
Ecco qualcosa che potrebbe sorprendervi: quando si tratta di automazione basata sull'intelligenza artificiale, le piccole imprese hanno spesso enormi vantaggi rispetto ai concorrenti più grandi. Ho lavorato con entrambe e posso dirvi che essere piccoli e agili è in realtà una superpotenza nel mondo dell'automazione basata sull'intelligenza artificiale.
Il vantaggio principale? La velocità di implementazione. Mentre le grandi aziende sono bloccate in mesi di riunioni, verifiche di conformità e processi di approvazione, è possibile testare e implementare un'automazione basata sull'intelligenza artificiale in poche settimane o addirittura in un giorno, se non è complessa. Ho avuto clienti di piccole imprese che sono passati dalla consulenza iniziale all'automazione completamente funzionante più velocemente di quanto alcune grandi aziende possano pianificare il loro primo incontro di pianificazione.
Nessuna burocrazia aziendale ti rallenta. Se vedi l'opportunità di automatizzare qualcosa, puoi semplicemente farlo. Non c'è bisogno di convincere diciassette reparti diversi o di aspettare che il team IT approvi le tue scelte software.
Anche i costi giocano enormemente a tuo favore. La maggior parte delle automazioni basate sull'intelligenza artificiale (IA) più utili costa meno di quanto spenderesti per un abbonamento mensile a un software. Quando elabori centinaia di richieste anziché migliaia, o crei decine di post sui social media anziché centinaia, i costi dell'IA sono davvero minimi. Ho clienti che gestiscono sistemi di automazione completi per meno di 50 sterline al mese.
Ma il vantaggio più grande è che puoi creare automazioni altamente personalizzate che riflettono esattamente il funzionamento della tua attività. Le grandi aziende spesso devono utilizzare soluzioni generiche e standardizzate perché devono lavorare in più reparti e aree geografiche. Puoi creare qualcosa che si adatti perfettamente ai tuoi processi e alla tua base clienti specifici.
Ho visto piccole imprese superare di gran lunga i concorrenti più grandi implementando automazioni intelligenti che consentono loro di rispondere più rapidamente, fornire un servizio più personalizzato e operare in modo più efficiente. Le grandi aziende sono spesso ancora indecise se implementare o meno questi strumenti, mentre tu ne stai già raccogliendo i frutti.
La tua prima automazione AI: inizia qui
Giusto, so cosa state pensando dopo aver letto tutto questo: "Sembra geniale, ma da dove diavolo inizio?". La buona notizia è che non è necessario automatizzare tutto in una volta. Anzi, cercare di farlo è il modo più veloce per creare confusione.
Ecco la mia regola d'oro: automatizza bene una cosa prima di tutto. Scegli l'attività più ripetitiva e dispendiosa in termini di tempo che al momento ti sta facendo impazzire e concentrati su quella. Magari è gestire le richieste, magari creare report settimanali o rispondere alle domande più frequenti dei clienti. Qualunque cosa sia, padroneggia quell'automazione prima di passare alla successiva.
Quindi, come si identifica il punto di partenza migliore? Cercate attività che soddisfino questi requisiti: si svolgono regolarmente, seguono uno schema prevedibile e non richiedono un giudizio umano complesso. Il punto di partenza ideale è solitamente qualcosa che vi ritrovate a fare sempre allo stesso modo, pur desiderando segretamente di poterlo semplicemente evitare.
Consiglio spesso ai miei clienti di tenere un "diario delle attività" per una settimana. Ogni volta che vi accorgete di fare qualcosa di ripetitivo, annotatelo. Entro la fine della settimana, avrete un quadro chiaro di dove l'automazione potrebbe fare la differenza maggiore.
Ecco la realtà del budget: la maggior parte delle automazioni davvero utili costa meno della tua abitudine mensile di bere un caffè. Parliamo di 30-100 sterline al mese per qualcosa che potrebbe farti risparmiare ore ogni settimana. Se lo si analizza in termini di costo per ora risparmiata, spesso è il miglior investimento che farai per la tua attività.
Anche le aspettative in termini di tempistiche sono importanti. Un'automazione semplice può essere operativa in un paio di settimane. Quelle più complesse potrebbero richiedere un mese o due. Ma stiamo sicuramente parlando di settimane, non di mesi o anni. E i benefici inizieranno a vedersi quasi immediatamente.
La chiave è iniziare in piccolo e costruire la fiducia necessaria. Una volta che la tua prima automazione funziona senza problemi e vedi quanto tempo ti fa risparmiare, aggiungere la successiva diventa molto più semplice. Capirai anche meglio come funzionano questi sistemi, il che renderà più semplice la pianificazione delle automazioni future.
Non cercare di automatizzare l'intera attività in una volta sola. Scegli una cosa, falla funzionare alla grande e poi passa alla successiva. Fidati, questo approccio ti farà risparmiare tempo, denaro e un sacco di grattacapi.
La vera rivoluzione
Ecco il punto della rivoluzione dell'intelligenza artificiale che tutti quei titoli sfuggono: non si tratta di sostituire gli esseri umani con i robot. La vera rivoluzione per le piccole imprese è molto più pratica e di immediato valore.
Si tratta di liberare tempo ed energie del tuo team, così da poterti concentrare su ciò che fa davvero crescere la tua attività. Invece di dedicare ore ogni settimana a compiti ripetitivi che ti tolgono l'entusiasmo, puoi concentrarti sulla costruzione di relazioni, sulla risoluzione di problemi interessanti e sulla creazione di valore autentico per i tuoi clienti.
Le aziende che adottano questo approccio pratico all'automazione basata sull'intelligenza artificiale non solo risparmiano tempo, ma acquisiscono anche un vantaggio competitivo. Mentre i concorrenti continuano a elaborare manualmente le richieste e a creare contenuti, rispondono più rapidamente, operano in modo più efficiente e offrono un servizio più coerente.
La tecnologia è pronta, i costi sono ragionevoli e i benefici immediati. La domanda non è se l'automazione basata sull'intelligenza artificiale trasformerà il modo in cui operano le piccole imprese: lo stanno già facendo. La domanda è se guiderete questo cambiamento o se dovrete recuperare terreno.
Inizia in piccolo, inizia ora e inizia con qualcosa che ti infastidisce davvero ogni settimana. Potresti rimanere sorpreso dalla rapidità con cui un'automazione porta alla successiva e, prima che tu te ne accorga, ti chiederai come hai fatto prima a farne a meno.
